校区各单位:
根据校区工作安排,本学期已经临近尾声,请尚未归档的各单位将本单位有保存价值的文件材料整理归档,移交档案室,2022年之前形成的未归档案也请尽快整理,补充归档。现将有关事项通知如下:
一、归档范围
1.2022年1月1日至12月31日期间,校区党政管理、教学、财会、基建、招标投标管理、后勤、保卫等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。各单位文件材料归档范围请参照参考《东北石油大学秦皇岛校区档案归档范围和保管期限表》。
2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘等)。各部门参照本部门的《归档范围和保管期限表》,经档案室检查无误后将纸质文件材料和电子版同步归档。
3.各系部2021届毕业生照片、班级合影及2021届以前应归档未归档的毕业生照片、班级合影等文件材料。
二、归档及移交要求(材料移交实行双轨制,纸质材料与电子件同时移交)
(一)纸质档案归档
1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理及预立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交档案室。
2.文件类的归档材料实行以件为单位归档;教学、财会、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。
3.归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。
4.学生学籍卡、成绩归档材料,须以班级为单位按次序排列,每个班级须附封面及学生名单学号目录,且每页材料右上角用铅笔标注顺序号。
5.纸质档案的移交
(1)移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。
(2)归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单,移交清单一式二份,经交接双方签字(部门负责人和档案员)后各留一份备查。
(二)声像档案归档及移交
1.照片档案
(1)采用纸质、电子同步归档,照片需标明时间、地点、人物、事由(事件)、拍摄者等(重大活动及重要事件原则上不超过10张照片)。
(2)兼职档案员整理好照片后,填写好照片档案目录。
(3)制作移交清单,与电子和纸质照片同步归档。
2.采访视频及其他载体的影像资料
(1)通过档案管理系统上传,需标明时间、背景(指对揭示照片影像主题具有一定作用的背景)、地点、人物、事由(事件)、拍摄者等信息。
(2)光盘、U盘等其他载体的影像资料,填写移交清单进行归档。
三、移交时间(详见附表)
四、其他事项
1. 各单位兼职档案员如果在档案整理中遇到问题,可以通过电话与档案室联系。联系电话:8073959,联系人:郭艳 王晓蕾 电子材料发至邮箱191173923@qq.com
2. 各单位归档时间按照档案室制定的工作安排进行。确有特殊原因不能按时归档,请及时与档案室联系申请延期。
3. 为了做好档案工作,如有机构变动或主管领导及兼职档案员调整,或新成立机构设兼职档案员的请及时告知档案室。
档案是学校发展的重要历史见证,请各单位领导及兼职档案员高度重视,着眼未来,认真负责,及时、完整地将档案材料移交档案室。
附件:本年度归档时间安排
归档 单位 |
归档内容 |
归档时限 |
部门负责人
|
档案员 |
校区办 |
2022年党政发文、会议纪要(记录)、工作总结、计划等 |
6.21—6.30 |
王旭光 |
刘亚男 |
教务科 |
本年度成绩单及之前未归档成绩单 |
11.20-11.30 |
王宪水 |
孟祥斌 |
学籍科 |
本店度学籍卡及之前未归档学籍卡 |
10.25-10.30 |
石岩 |
石岩 |
组织人事科 |
参考《东北石油大学秦皇岛校区档案归档范围和保管期限表》 |
12.5-12.10 |
周红涛 |
曹丽雯 |
宣传统战科 |
参考《东北石油大学秦皇岛校区档案归档范围和保管期限表》 |
6.7—6.11 |
邱亚男 |
邱亚男 |
离退休管理科 |
参考《东北石油大学秦皇岛校区档案归档范围和保管期限表》 |
6.12-1.18 |
衣实贤 |
衣实贤 |
财务科 |
财务凭证及账册 |
4.12—4.16 |
孙加洪 |
孙加洪 |
团委 |
参考《东北石油大学秦皇岛校区档案归档范围和保管期限表》按照实际工作产生文件归档整理 |
5.17—5.21 |
王禹 |
王禹 |
学生工作办 |
参考《东北石油大学秦皇岛校区档案归档范围和保管期限表》按照实际工作产生文件归档整理 |
11.20-11.30 |
于坤 |
朱晓晴 |
资产科 |
招投标项目档案、合同等 |
12.5-12.10 |
郭艳 |
张婉清 |
后勤科 |
参考《东北石油大学秦皇岛校区档案归档范围和保管期限表》按照实际工作产生文件归档整理 |
12.11-12.15 |
陆峰 |
杨泽政 |
保卫科 |
参考《东北石油大学秦皇岛校区档案归档范围和保管期限表》按照实际工作产生文件归档整理 |
12.11-12.15 |
杨璧恺 |
杨璧恺 |
图书馆 |
参考《东北石油大学秦皇岛校区档案归档范围和保管期限表》按照实际工作产生文件归档整理 |
12.11-12.15 |
姜元章 |
张铄 |
电信系 |
毕业生合影(2021年以前未归档毕业生合影) |
11.4-11.15 |
刘彦昌 |
薄云鹤 |
计算机系 |
毕业生合影(2021年以前未归档毕业生合影) |
11.4-11.15 |
赵凤芝 |
吴晶 |
建工系 |
毕业生合影(2021年以前未归档毕业生合影) |
11.4-11.15 |
吴剑锋 |
赵岩 |
管理系 |
毕业生合影(2021年以前未归档毕业生合影) |
11.4-11.15 |
王瑞华 |
秦靓 |
石化系 |
毕业生合影(2021年以前未归档毕业生合影) |
11.4-11.15 |
郑立辉 |
孙聪 |
基础部 |
毕业生合影(2021年以前未归档毕业生合影) |
11.4-11.15 |
周辉 |
曹颖 |
基建办 |
参考《东北石油大学秦皇岛校区档案归档范围和保管期限表》 |
12.11-12.15 |
赵明飞 |
赵明飞 |
校区工会 |
工会每年的工作计划和总结、教职工代表大会的有关文件、表彰的先进集体和个人的材料及名单、处分会员的材料、工会委员会、工会会议的记录
|
12.20-12.25 |
张玉宝 |
张玉宝 |
注:1、根据《东北石油大学档案工作制度汇编》系里教学类档案资料各系自存,具体归档范围和保管期限可参见《东北石油大学档案工作制度汇编》第50页。
2、有些部门材料已经上报学校相关职能部门,统一由学校对应部门存档的档案材料,校区档案室不再另行收缴。例如:教职工评定、聘任专业技术职称材料及批复;干部任免文件等。
校区档案室
2023年12月19日