各类档案详细借阅规定
一、党群类
党群类 包括历届党代会材料、党务综合材料、纪检材料、组织材料、宣传教育材料、统战材料、工会材料、团委材 料等。如果利用这些材料:
1、利用者出示本人证件或单位介绍信;
2、利用者提出查档需求及具体要求,档案工作人员判断是否可以提供利用;
3、由档案工作人员调卷、提供相关档案资料。如是机密文件,经有关部门负责人批准,给予借阅;
4、查阅利用者在档案阅览室阅览,借阅利用者需办理借阅手续,还要部门领导签字,在规定期限内归还;
5、借阅档案者归还档案时,需经工作人员检查、核对所借档案后办理归还手续。
二、行政类
行政类包括行政综合材料、校长办公会会议记录,工作计划、总结、报表材料、人事材料、教职工名册监察审计材料、武装保卫材料、行管后勤、档案图书材料。
1、行政类档案多为秘密以上级的档案,一般只限于原移交部门查阅。
2、非移交单位如需利用,利用者提出查档需求及具体要求,档案工作人员判断是否可以提供利用;因特殊情况需查阅党委、政府、常委会会议记录、党组会议记录的,必须经原移交部门负责人和档案馆领导批准,未经批准本室拒绝提供利用。
3、如确须借出使用的,办理借出手续期限不得超过7天,若继续使用,可以办理续借手续,借阅人不得在案卷上勾画,圈点、批注、涂改和玷污档案。
4、借阅档案者归还档案时,需经工作人员检查、核对所借档案后办理归还手续。
三、 教学类
教学类包括教学管理文件、录取三联单、中文成绩单、学生毕业文件等。
1、教学档案一般不得外借(除立卷单位外),只能在档案馆内查阅或复印;
2、查阅文件时,利用者出示本人证件或单位介绍信;
3、查阅个人资料(如:往届毕业生的中文成绩单、录取审批单等)时,代办者需带本人身份证和当事人身份证复印件或毕业证复印件;需要相关部门出具手续的,必须出具手续方能办理;
4、单位核查需来人带单位公函或介绍信办理;档案认证部门认证查询时,需要把所查的学生资料邮寄过来,经核实后签字盖章,再给寄回去。
四、科研类
科研类包括科研管理文件、科研成果(项目审批、成果鉴定、论文等)
1、查阅文件或综合材料时,利用者出示本人证件或单位介绍信;
2、科研成果档案,课题组人员可直接查阅,其他人员必须经课题负责人同意方可查阅;
3、科研奖状档案原件一律不外借,只能在本档案馆查阅、复印或扫描。
五、基建类
基建类档案包括基建管理性文件(基建规划、有关的请示批复)等。
1、查阅文件或综合材料时,利用者出示本人证件或单位介绍信(本单位人除外);
2、基建工程资料、图纸等原则上不外借(对立卷单位例外),只在本室查阅;
3、若必须借出,校内人员借阅需开具本单位介绍信;校外人员借阅则需校内相关部门人员来办理,借阅人交有效证件做抵押,并在规定期限内归还。
六、仪器设备类
价值十万元以上的设备管理性文件(计划、总结、规章制度等)设备技术材料(订购合同、使用说明书、合同证书、操作规程、安装调试记录等)。
1、查阅该类档案需出示本人证件或单位介绍信,
2、该类档案一般只限于使用仪器设备的单位和个人,
3、原件一般不外借,只能在本档案馆查阅、复印或扫描。
七、财会类
主要为1976年以来,学校计财处在财务活动中形成的财务预算、决算材料、各类账簿、原始凭证等等。
1、会计档案不外借,一般应由会计人员查阅;
2、其他利用者经财务处同意、出示本人证件或单位介绍信可在档案馆阅览、复印;
3、利用者到财务处获得所查帐目凭单号,然后到档案馆查原始凭证。
八、出版物类
此类档案主要包括《东北石油大学报》相关的材料。
1、 查阅文件时,利用者出示本人证件或单位介绍信;同时说明利用档案的用途及具体要求;
2、经工作人员同意,利用者填写相关利用登记表;
3、由档案工作人员检索、调卷,提供相关档案资料;
九、外事类
外事类档案主要包括1982年以来的外事活动中形成的文件,外事工作计划、总结、请示、报告及外事活动的各项规章制度等。
1、本单位职工利用档案只需说明利用档案的用途及具体要求;
2、本单位以外的利用者必须得到立卷单位和档案馆领导的许可;
3、外单位利用者出示本人证件或单位介绍信;
4、经工作人员同意,利用者填写相关利用登记表;
5、由档案工作人员检索、调卷,提供相关档案资料;
十、人事档案类
人事档案目前保存是已故教职工档案,其余档案现存人事处档案室。
1、职能单位查阅档案需说明利用档案的用途及具体要求,并出具介绍信;
2、教职工查阅亲属档案需说明理由,填写查阅单,并出示有关证件;
3、档案不外借,只能在档案馆内查阅或复印
窗体底端