校区各单位:
9月7日,学校将迎来60周年校庆。校区将围绕校庆开展一系列具有特色的庆典、交流等活动,届时将产生大量的反映校区发展、校友活动和各种捐赠等方面的文字材料、声像材料和实物。这些材料对传承校区历史、促进校区发展具有重要的参考利用价值,是校区宝贵的资源和财富,应及时归档保存。为此,请各单位高度重视,及时做好校庆材料的收集、整理和归档工作,有关事项具体通知如下:
一、校庆材料收集归档分工
结合《秦皇岛校区60周年校庆工作推进方案》,各系、部、科(室)负责本单位校庆材料(含纸质文件、电子文件、声像、实物)的收集、整理和移交工作;
校区档案室负责对校庆材料的收集工作进行指导,并接收各单位移交的校庆材料,进行集中整理归档保管。
二、归档范围
凡是在校庆工作中(包括筹备阶段、庆典阶段和总结阶段)产生的,具有保存利用价值的文字、图表、实物、声像等各种不同载体形式的材料都应当归档保存。归档材料凡是有电子版的,要求纸质与电子版同步归档。具体归档范围如下:
1.校庆活动的计划、总结、方案、请示、批复、通知等文件材料;
2.与校庆相关的会议记录(含重要的座谈会)、纪要;
3.校庆庆典方案、请柬、主持词,各级领导和代表讲话稿等;
4.庆典、交流活动的照片、录像等声像材料(刻成光盘归档,照片洗印);
5.外单位的贺信、贺电,校庆期间参加校庆活动的来宾、校友花名册;
6.校区史、大事记、画册、宣传片等材料;
7.成就展(教学成果展、科研成果展等)全套版面的彩色打印件;
8.各单位印制的宣传印刷品、校友录等;
9.外单位、校友等赠送的物品登记册;
10.有关捐赠款的财务清单;
11.校庆筹备期间和校庆活动中形成的其他有保存价值的材料。
三、归档要求和归档时间
1.校庆各工作小组的负责人和各单位领导要切实加强领导,重视此项工作,及时布置和检查60周年校庆的归档工作;校区档案室主动做好归档工作的业务指导。
2.各单位的兼职档案员要认真做好60周年校庆材料归档工作。归档文件材料要齐全完整、手续完备。
3.归档的照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整等特点,并要附简明概括、准确文字说明(含基本内容,人物、时间、地点、事由)。录像资料(需刻录到光盘)要有效、可读,并附有说明。
4.归档时间。要求各单位在校庆工作结束一个月以内,即2020年10月上旬以前向校区档案室移交校庆材料。
5.校庆材料归档时由形成部门编制《归档移交材料目录》(见附件)一式两份,交接双方签字、盖章,各保存一份备查。
所有材料应严格按照校区档案室档案管理的要求进行归档,纸质版材料须与电子版同步归档。
档案室联系人:郭艳 0335-8073959
附件:1.归档移交材料目录
秦皇岛校区
2020年7月27日