校区各单位：

9月7日，学校将迎来60周年校庆。校区将围绕校庆开展一系列具有特色的庆典、交流等活动，届时将产生大量的反映校区发展、校友活动和各种捐赠等方面的文字材料、声像材料和实物。这些材料对传承校区历史、促进校区发展具有重要的参考利用价值，是校区宝贵的资源和财富，应及时归档保存。为此，请各单位高度重视，及时做好校庆材料的收集、整理和归档工作，有关事项具体通知如下：

一、校庆材料收集归档分工

结合《秦皇岛校区60周年校庆工作推进方案》，各系、部、科（室）负责本单位校庆材料（含纸质文件、电子文件、声像、实物）的收集、整理和移交工作；

校区档案室负责对校庆材料的收集工作进行指导，并接收各单位移交的校庆材料，进行集中整理归档保管。

二、归档范围

凡是在校庆工作中（包括筹备阶段、庆典阶段和总结阶段）产生的，具有保存利用价值的文字、图表、实物、声像等各种不同载体形式的材料都应当归档保存。归档材料凡是有电子版的，要求纸质与电子版同步归档。具体归档范围如下：

1.校庆活动的计划、总结、方案、请示、批复、通知等文件材料；

2.与校庆相关的会议记录（含重要的座谈会）、纪要；

3.校庆庆典方案、请柬、主持词，各级领导和代表讲话稿等；

4.庆典、交流活动的照片、录像等声像材料（刻成光盘归档，照片洗印）；

5.外单位的贺信、贺电，校庆期间参加校庆活动的来宾、校友花名册；

6.校区史、大事记、画册、宣传片等材料；

7.成就展（教学成果展、科研成果展等）全套版面的彩色打印件；

8.各单位印制的宣传印刷品、校友录等；

9.外单位、校友等赠送的物品登记册；

10.有关捐赠款的财务清单；

11.校庆筹备期间和校庆活动中形成的其他有保存价值的材料。

三、归档要求和归档时间

1.校庆各工作小组的负责人和各单位领导要切实加强领导，重视此项工作，及时布置和检查60周年校庆的归档工作；校区档案室主动做好归档工作的业务指导。

2.各单位的兼职档案员要认真做好60周年校庆材料归档工作。归档文件材料要齐全完整、手续完备。

3.归档的照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整等特点，并要附简明概括、准确文字说明（含基本内容，人物、时间、地点、事由）。录像资料（需刻录到光盘）要有效、可读，并附有说明。

4.归档时间。要求各单位在校庆工作结束一个月以内，即2020年10月上旬以前向校区档案室移交校庆材料。

5.校庆材料归档时由形成部门编制《归档移交材料目录》（见附件）一式两份，交接双方签字、盖章，各保存一份备查。

所有材料应严格按照校区档案室档案管理的要求进行归档，纸质版材料须与电子版同步归档。

档案室联系人：郭艳 0335-8073959

附件：1.归档移交材料目录

秦皇岛校区

2020年7月27日